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做秘书如何增加自我价值
2022-09-22

做秘书如何增加自我价值

做秘书如何增加自我价值

小琼是某公司总裁的秘书。该公司这几年从无到有,年营业额接近10亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议,公司财务总监许总给小琼来电话了:“小琼,你好!我是财务部的许杰。”

“许总,您好。”

“大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗?北京的罗总想过来拜访他,一起吃顿饭。”

“老板开完会后,我问一下老板的意思,回头给您电话。您看可以吗?”

“谢谢。”对方放下电话。

总裁散会后,小琼马上把财务部许总的意思告诉总裁。总裁想了一会后反问小琼:“你看我有必要见这个罗总吗?”

小琼没想到总裁会这么问自己,她不知如何回答是好,不过,她看到总裁显得很失望。

按理说,小琼己完整地转达了许总的意思,工作中不存在任何暇疵,总裁没有道理对小琼失望。见不见那个罗总,已经属于总裁自己的工作范畴,小琼能提出自己的建议固然很好,提不出来也没什么,因为小琼毕竟只是个秘书。那么,在这件事情上总裁为什么对小琼失望呢?如果单纯从转接电话这个角度来看,小琼的确没有失职的地方,但如果从辅佐总裁工作的助手这个角度来看,那小琼做的远远不够,因为她在这里只起一个传声筒的作用。由于罗总是财务总监介绍过来的,因此小琼就应该知道总裁对这个证券公司不是很熟悉,所以,总裁在做“见不见这个罗总”的决策之前缺乏相应的依据;他可能会这样想:“见面吧,可能只是一种无聊的应酬,除了浪费时间,没有什么实际意义;不见吧,也可能失去一个难得的商业机会。”小琼是总裁的秘书,有责任为上司的决策提供及时、充足和准备的信息。

如果小琼在接许总的电话时,想到了总裁在做“见不见罗总”这个决策时缺乏相应的信息依据,那她就会预先收集相关信息,比如,在接许总的电话时问公司的背景和来访的意图,也可以去网上找相关资料,这样,在总裁征询自己意见的时候,就可以把自己提前收集到的相关信息提供给总裁。总裁有了这些信息,自然能及时作出决策。而小琼收集的这些信息就是她给这个电话增加的“附加值”,小琼也因此而不再是只起一个传声筒的作用。

秘书工作在企业运行的过程中是不可或缺的,但大部分秘书工作又显得平凡和琐碎,因此,秘书在为上司处理日常工作时,应尽可能地给它们增加“附加值”。其实,不只接电话可以增加“附加值”,所有的秘书工作都可以增加“附加值”,即使给客人沏一杯茶,在将茶水递给客人时对客人微笑,让客人感到更亲切,对本公司更有好感,这也是秘书创造的“附加值”。

用心做事,精益求精,虽然秘书的主要工作是“打杂”,但如果你热爱自己的工作,对自己做的每一项杂务都抱着精益求精的态度,那你就能给自己的每一份工作增加“附加值”;对于企业来说,产品的附加值就是利润!对于秘书来说,工作的附加值就是自己竞争力!如果你给自己做的每一项工作都增加“附加值”,那上司自然就会对你刮目相看。相反,如果你认为秘书工作只是“打杂”,那么,上司有可能让你永远“打杂”!

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